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Sociaクラウド Essay VOL.07

いよいよ働き方改革法成立? もう許されない出退勤のペーパー管理

2018年5月に働き方改革関連法案が衆議院を通過しました。働き方改革とは、一言でいえば一億総活躍社会に向けた、多様な働き方を可能とする社会の実現を目指して作られた法案です。

働き方改革によって、大きな影響を受けるといわれているのが「勤怠管理」です。働き方改革によって「勤怠管理」はどのような影響を受け、どのような変化が求められるのでしょうか?詳しくご紹介します。

3つの課題に取り組む「働き方改革」

働き方改革の背景には「労働人口の減少」があります。
少子高齢化の影響を受けて「労働人口」は2060年にはピーク時(1995年)の半分まで減少するといわれており、国全体の生産力や経済力の低下は避けられないのが現状です。

生産性や経済力の低下を少しでも抑えるために実施されるのが、今回の「働き方改革」です。
その中でも特に重要視されているのが以下の3つの課題。

働き手を増やす

出生率の上昇

労働生産性の向上

これら3つの中で、勤怠管理に影響を与えるのが「労働生産性の向上」です。
より短い時間で高い生産性を求められるようになるため、労働時間の管理がより厳しくなると予想されます。

正確な労働時間の把握が業務の効率化につながる

業務の効率化のためには、従業員の労働時間を正確に把握する必要があります。

何時に出勤し何時に退勤したのか

その中でどのような業務があり、どの業務に時間がかかっているのか

などなど、これらを把握しなければ、どの業務に無駄が生じているのかがわからず、効果的な対策を考えられないからです。

長らく長時間労働が美徳とされてきた日本では、企業によっては会社が従業員の労働時間を正確に把握できていない場合があります。特に注意が必要なのは、ペーパーで管理している企業です。

出勤簿に社員が出勤・退勤・休憩などの時刻を書き入れ、月に一度担当者がエクセルなどでデータをまとめる方法で、正確に記入しているかどうかを確認できないため管理がずさんになりやすいという課題があります。

勤務時間をデータ化することで、効果的な業務改善が可能に

ペーパー管理から、勤怠管理システムに変えることには、さまざまなメリットがあります。
例えば、「労働時間の正確な管理」「管理業務の効率化」「正確なデータを用いた業務の効率化」などが挙げられます。

日本には労働基準法で定められた労働時間があり、企業はこれを守る必要があります。
システムによる勤怠管理により、従業員の勤務時間を正確に把握することができれば、残業が多い部署への是正の通知など、労働時間を守るための対策を立てることができます。

また、ペーパーの勤怠管理は集計に手間がかかります。勤怠管理をシステム化することで、集計をシステムに任すことができ、それまでにかかっていた手間を大幅に削減することができます。

さらに、正確な勤務データは業務の効率化に役立ちます。残業の多い従業員や部署の業務を洗い出し、課題を見つけることで、業務改善に活かすことができるのです。

この他にも、システムによる管理は、時短勤務やリモートワークなど多様な働き方の管理にも柔軟に対応できるというメリットも。

働き方改革が進められている今、企業がそれに柔軟に対応するためには、勤怠管理のシステム化は検討すべき要素のひとつです。

今後より求められる基準が高くなっている今、ペーパー管理をしている企業は、勤怠管理のシステム化を検討しましょう。

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